不在籍証明書・不在住証明書の取得方法を分かりやすく解説！申請手順から注意点、よくある質問まで
相続登記をご自身で申請した方が、法務局から電話があり「不在籍証明書」と「不在住証明書」を追加で提出してくださいと突然言われた場合、聞きなれない書類の名前を聞いて？？となる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、不在籍証明書と不在住証明書について、必要性、取得方法、必要書類、申請手順などを分かりやすく解説します。さらに、申請時の注意点やよくある質問にもお答えしますので、それぞれの証明書の違いを理解し、スムーズに手続きを進めることが可能です。相続手続きをスムーズに進めるために、ぜひこの記事を参考にしてください。証明書の取得方法を理解することで、時間と手間を節約し、安心して手続きを進めることができます。
不在籍証明書・不在住証明書とは
申請者が提出した申請書に記載した本籍・住所・氏名と一致する人が、提出した市町村役場に本籍がないことを証明するのが、「不在籍証明書」です。また、提出した市町村役場に住民票及び住民票の除票がないことを証明するのが、「不在住証明書」です。
相続登記においては、被相続人（亡くなった方）の不動産の登記簿上の住所と、亡くなったときの住所が違う場合に「不在籍証明書」と「不在住証明書」がセットで必要になることがあります。
不在籍証明書・不在住証明書の必要性
不動産の名義変更をする場合、名義変更前の元々の所有者の確認を住所と氏名で行います。不動産の登記簿上の住所が、現在の住所と違う場合は、住所を一致させるための登記（住所移転の登記）をしてから、名義変更（所有権の移転）をするというのが、原則的なルールです。
相続登記の手続きにおいては、例外で、この住所を一致させるための登記（住所移転の登記）は省略できます。ただし、元々の所有者（亡くなった方）の確認を住所と氏名で行う必要があるため、不動産の登記簿上の住所が記載された戸籍謄本、住民票の除票、戸籍の附票を法務局に提出する必要があります。
「不在籍証明書」「不在住証明書」は、これらの戸籍謄本等に登記簿上の住所が記載されていない場合で、不動産の権利証を紛失等の理由によって、法務局に提出できない場合に、必要になります。なお、「不在籍証明書」「不在住証明書」を法務局に提出する際は、「固定資産税の納税通知書又は評価証明書」の原本もセットで提出する決まりとなっています。
取得方法
「不在籍証明書」と「不在住証明書」を取得するには、不動産の登記簿に記載された被相続人（亡くなった方）の住所の市区町村役場へ申請する必要があります。申請は窓口又は郵送で行います。それぞれの手順や必要な書類を詳しく解説します。
申請できる人
「不在籍証明書」と「不在住証明書」は、誰でも申請できます。代理人が申請する場合でも、委任状は不要です。
申請に必要な書類
「不在籍証明書」と「不在住証明書」の申請に必要な書類は以下の通りです。
- 申請書（市区町村役場で入手するか、ホームページからダウンロード）
- 本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカードなど）
- 返信用封筒（宛名を書き、切手を貼る） ※郵送で申請する場合
- 手数料（郵送の場合は定額小為替で支払います。金額は市区町村によって異なりますが、各1通200～400円のところが多いです）
申請窓口と受付時間
申請窓口は、不動産の登記簿に記載された被相続人（亡くなった方）の住所の、市区町村役場の市民課または住民登録を担当する部署です。受付時間は、平日の午前8時45分から午後5時15分までが一般的ですが、市区町村によって異なる場合がありますので、事前に確認することをお勧めします。一部の自治体では、土曜日や夜間も窓口を開設している場合があります。
申請手順
窓口での申請方法
- 市区町村役場の窓口で申請書を受け取ります。
- 必要事項を記入し、必要書類を添付します。
- 窓口に提出します。
- 手数料を支払います。
- 証明書が交付されます。
郵送での申請方法
- 市区町村役場のホームページから申請書をダウンロードするか、役場に問い合わせて郵送してもらいます。
- 必要事項を記入し、必要書類を添付します。
- 手数料分の定額小為替を郵便局で購入し、申請書と一緒に封筒に入れます。
- 返信用封筒（切手を貼付し、宛先を記入したもの）を同封します。
- 市区町村役場へ郵送します。
- 証明書が郵送で届きます。（普通郵便の場合、1週間程かかりますので、お急ぎの場合、速達かレターパックがお勧めです）
申請時の注意点
不在籍証明書と不在住証明書を申請する際には、いくつかの注意点があります。スムーズに証明書を取得するために、以下の点に留意しましょう。
申請書に記入する被相続人（亡くなった方）の本籍及び住所について
不在籍証明書と不在住証明書の各申請書に記入する被相続人（亡くなった方）の本籍・住所については、不動産の登記簿に記載された住所を記入します。
生年月日の記載について
不在籍証明書と不在住証明書に生年月日が記載されていると、法務局で受け付けてくれない可能性があります。そもそも生年月日の欄がない証明書も多いのですが、念のため、被相続人（亡くなった方）の生年月日は記載しないように伝えてください。
必要事項の記入漏れに注意
申請書には、氏名、住所、生年月日など、必要事項を正確に記入する必要があります。住所を記載する際も、ハイフン等で省略せず、不動産の登記簿に記載された住所を、そのまま記入します。特に郵送で送る場合は、記入漏れや誤りがあると、証明書の発行が遅れたり、再申請が必要になる場合があるので、注意深く記入しましょう。
本人確認書類
郵送で申請するときは、運転免許証、マイナンバーカードなどの本人確認書類のコピーが必要です。有効期限内のものを同封しましょう。窓口で申請するときも、提示を求められることがたまにありますので、念のため持参すると良いと思います。
よくある質問
不在籍証明書と不在住証明書について、よくある質問とその回答をまとめました。疑問を解消し、スムーズな申請手続きにお役立てください。
発行手数料はいくらかかりますか？
自治体によって異なりますが、おおむね200円～400円程度です。事前に申請先の自治体窓口、またはホームページで確認することをおすすめします。
申請から取得までどれくらいかかりますか？
窓口で申請する場合、即日発行される場合がほとんどです。郵送（普通郵便）で申請した場合は1週間程かかりますので、お急ぎの場合は、速達かレターパックがお勧めです。
有効期限はありますか？
不在籍証明書・不在住証明書に有効期限は特に設定されていません。
土日祝日でも申請できますか？
多くの自治体では、土日祝日は窓口業務を行っていません。一部の自治体では、土曜日も窓口を開設している場合があります。
「不在籍証明書」と「不在住証明書」は誰が申請できますか？
「不在籍証明書」と「不在住証明書」誰でも申請できるため、代理人が申請する場合でも、委任状は不要です。ただし、必要書類は自治体によって異なることもありますので、事前に確認することをお勧めします。
まとめ
この記事では、不在籍証明書と不在住証明書の取得方法について解説しました。
突然、法務局等に言われて取得することになり、困っている方のために、申請に必要な書類や申請手順などを詳しく説明しましたので、スムーズな手続きにお役立てください。疑問点があれば、よくある質問を参考にしてください。不明な点は、各市区町村の窓口に問い合わせることをおすすめします。
ルフレ司法書士事務所では、相続登記をはじめ、相続放棄、遺産分割協議など、相続に関する様々な業務を扱っております。司法書士が、迅速丁寧にお客様の状況に合わせた最適なサポートを提供いたします。また、ご希望に応じて相続に強い弁護士さんや相続税の申告専門の税理士さんを紹介しております。
相続手続きでお困りの際は、ぜひお気軽にご相談ください。